소액구매정산제도 변경 안내 (9월 1일 부터 시행)

[소액구매정산제도 변경 안내]


소액구매정산제도를 2005년 9월 1일부로 아래와 같이 변경하여 시행할 내용을 안내합니다.



1. 추진배경

①   정부에서 시행하는 연구비 관리 인증제도에 우리대학이 선정되기 위함.
②   소액구매정산서를 자체 분석한 결과 근본 취지에 부합하지 않는 사례가 다수 발생함.


2. 소액구매제도 개선

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      구    분                                당  초                          변  경                     시행시기
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① 정산 한도  :     1,000만원(외자 : $8000)    300만원(외자 : $3000)       2005. 9. 1
② 처리절차 :      구매관재팀 미경유           구매관재팀 경유                 
  상동
③ E-Procurement 시행.:           -                        엔투비활용(시범운영) 상동
④ 단가계약물품 확대   :         일부시행                       확대시행             2005.11. 1

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3.  세부 변경 내용


▷ 소액구매정산

   - 구매정산서 처리기준 : 모든 구매는 중앙집중 구매를 원칙으로 하되, 긴급 및 신속구매가 필요한 사항에 대하여  300만원(외자 $3000) 범위내에서 자산, 비자산에 관계없이 집행가능토록 함.

- 구매정산서 작성기준 : 30만원 미만의 비자산성 정산시 구매정산서 작성을 생략하고, 지출전표만으로 정산함.
 (단, 학술진흥재단의 경우 10만원 이상은 구매정산서 작성)

- 구매정산서 처리절차 : 현행 운영부서에서 작성 완료된 소액구매정산서가 결재과정을 득한 후 (연구처 정산과제인 경우 연구처 확인) 재무회계팀으로 제출되었으나, 변경된 제도에서는 구매관재팀을 경유하여  재무회계팀으로 전달하여야 함.

- 소액구매제도 변경전에 발주한 물품 처리방법 : 제도 변경전에 구매한 300만원 초과 건에 대한 정산은 구매요구서를 통하여 집행될 수 있도록 하되 사유를 첨부토록 함.(단, 기발주 건은 1개월 유예기간 설정하여 운영함.)



    ▷ 엔투비(전자상거래) 시행 및 단가계약 확대


엔투비(전자상거래)를 이용하는 주 목적은 소액구매정산에서 주로 활용하는 품목에 대해 엔투비를 통하여 구입함으로써 예산절감 효과를 기대할 수 있을 뿐만 아니라 구매투명성 및 공정성이 보장될 수 있으며, 연구 업무에 도움을 주고자 하는 것임.

다만, 엔투비 시행은 엔투비에서 우선관리하는 품목 일부를 발췌하여 당분간 시범적으로 운영토록 하며, 우리대학 구매품목 소싱 작업 및 POSIS시스템 연계 등의 검토가 완료되는 2005년 11월 1일부터 확대 운영할 예정임.

아울러, 학교에서 단가계약으로 관리하는 것이 유리한 대상품목(시약등)을 선정하여 우선 단가계약을 체결하여 시행토록 추진 할 예정이며, 지속적으로 단가계약 대상품목을 확대 운영할 계획임.


▷ 기타

      제도 시행과 함께 추가적으로 보완되어야 될 사항이 있을 것입니다. 사전에 예측하지 못하여 불편사항이 발생하였을 경우 아래 담당자 에게 의견 주시면 적극 검토하여 즉시 보완토록 하겠습니다.

▷ 제도 시행관련 문의 및 건의사항 접수처


행정처 구매관재팀 유은철(279-2463, ecyou@postech.ac.kr)




[소액구매정산제도 변경관련 안내사항]  (2005.9.1, 구매관재팀)



1. POSIS 구매요구서 및 구매정산서 작성시 결재

       - 연구책임자(예산책임자)가 정산서, 세금계산서, 영수증등에 친필 싸인(결재)을 하는 것으로 함. 다만, 부득이 결재를 진행할 수 없는(장기출장 및 해외연수등 부재시) 경우는 업무대행자로 대체함.

2. 제도 시행 후 기 납품 건 및 연구비카드 결재 유예기간

      - 구매제도 개선이전 시행 건에 대하여는 1개월간 유예기간 설정하여 정산토록 함.
      - 다만, 300만원 이상 기 주문한 물품은 구매요구서 작성을 통하여 지출하되 사유를 첨부토록 함.
      - 연구비카드 정산은 소액구매정산 금액과 동일하게 운영하되 구매시스템과의 연계가 검토되기 전까지는 현행대로 연구시스템에서 운영 지출토록 함.


3. 각부서 구매담당자 역할분담

       - POSIS 시스템 사용권한은 구매담당자로 한정하며, 엔투비인 경우 구성원(교수, 직원, 대학원생)은 주문은 가능하게 시스템 사용권한은 부여하되, 확정된 구매물품에 대하여는 구매담당자가 최종 발주토록 함.

4. 구매정산서 작성 기준

       - 30만원미만 소모성 물품을 구입할 경우 구매정산서를 작성치 않토록 함.(단, 자산성인 경우 작성)
       - 학술진흥재단의 정산 건은 10만원 이상인 경우 구매정산서 작성

5. 소액구매정산시 긴급여부에 대한 판단

       - 제도 시행 후 2개월 동안 유예기간을 부여하여 현업부서에서 자율적으로 긴급과 일반사항여부를 판단하여 정산할 수 있도록 함. 이 기간동안의 소액구매정산서를 분석하여 긴급하지 않은 사유에도 불구하고 소액구매정산을 실시한 경우가 있으면 향후 교육 안내토록 할 예정임.

6. 예산 미 확보시 구매방법

- 확보된 예산을 가지고 구매요구 및 정산을 하여야 하나, 예산이 확보되지 않은 상황에서 긴급한 구매 건이 발생되었을 경우, Off –Line(협조전)을 통하여 구매요구를 신청하면 계약을 진행토록 하겠습니다. 다만, 예산 확보가 전제되어야 하며, 확보된 상황에서는 POSIS 구매시스템에 구매요구를 반드시 등록하여야 합니다.     끝.